Innowacyjność i wspieranie przedsiębiorczościInwestujemy w rozwój konkurencyjności i innowacyjności podlaskich firm |
Infrastruktura transportowaWspieramy rozwój nowoczesnej infrastruktury komunikacyjnej i logistycznej |
Rozwój turystyki i kulturyPodnosimy atrakcyjność turystyczną województwa podlaskiego |
| Oś priorytetowa I: Wzrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie | Oś priorytetowa II: Rozwój infrastruktury transportowej | Oś priorytetowa III: Rozwój turystyki i kultury |
Społeczeństwo informacyjneUpowszechaniamy wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych |
Ochrona środowiskaDbamy o dziedzictwo środowiska przyrodniczego naszego regionu |
Edukacja, opieka zdrowotna, kulturaPodnosimy jakość edukacji, opieki zdrowotnej i życia kulturalnego w regionie |
| Oś priorytetowa IV: Społeczeństwo informacyjne | Oś priorytetowa V: Rozwój infrastruktury ochrony środowiska | Oś priorytetowa VI: Rozwój infrastruktury społecznej |
Realizuję projekt w ramach RPOWP na lata 2007-2013
Kontrola krok po kroku
Po co w ogóle kontroluje się projekty? Jak się przygotować do kontroli? Jakimi uprawnieniami dysponują kontrolerzy? Warto poznać odpowiedzi na te i inne pytania aby kontrola projektu przebiegła bez niespodzianek.
Każdy beneficjent powinien pamiętać o tym, że podpisując umowę o dofinansowanie zobowiązuje się do poddania kontroli. Obejmuje ona zarówno okres realizacji projektu, jak też okres tzw. trwałości projektu, który w zależności od rodzaju beneficjenta może wynieść od 3 do 5 lat od daty jego zakończenia. Wszystkie projekty, które otrzymały dotację ze środków RPOWP będą skontrolowane przynajmniej jeden raz. Kontrola przeprowadzona przez pracowników Instytucji Zarządzającej RPOWP pozwala często na uniknięcie problemów w przyszłości. Prawo do weryfikacji projektów mają bowiem inne instytucje, np. Urząd Kontroli Skarbowej. Wykrycie nieprawidłowości już po całkowitym zakończeniu inwestycji może oznaczać konieczność zwrotu nie tylko samego dofinansowania, ale także odsetek.
Po co kontrola?
Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie czy zakupione produkty i usługi są zgodne z tym, co zostało wcześniej zapisane we wniosku o dofinansowanie i umowie. Podczas kontroli sprawdzane jest też to, czy informacje o wydatkach, przedstawione we wnioskach o płatność, odpowiadają rzeczywistości.. Weryfikuje się również czy podczas realizacji projektu przestrzegane są przepisy prawa krajowego i wspólnotowego, dotyczące m.in. kwalifikowalności wydatków, stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych, udzielania pomocy publicznej.
| Jakie są rodzaje kontroli? • kontrola na zakończenie realizacji projektu (dotyczy wszystkich projektów), • kontrola doraźna (dotyczy np. projektów wobec których istnieje podejrzenie nieprawidłowej realizacji) . |
Najczęściej stosowanym rodzajem kontroli jest kontrola na zakończenie realizacji projektu. Dotyczy ona wszystkich projektów, które otrzymały dofinansowanie. Kontrola ta poprzedza wypłatę ostatniej transzy dotacji. Jej wynik ma więc wpływ na to, czy beneficjent otrzyma pełną kwotę środków, o które się ubiegał, czy też zostaną one okrojone lub cofnięte, na skutek wykrytych w trakcie kontroli nieprawidłowości.
Jak się przygotować do kontroli?
Większość beneficjentów postrzega kontrolę jako jeden z najbardziej „stresujących" momentów w całym okresie realizacji projektu. Odpowiednie przygotowanie się do wizyty kontrolerów pozwoli na zmniejszenie uczucia niepewności.
Od czego zacząć? Każdy beneficjent jest z wyprzedzeniem (przynajmniej pięciodniowym) pisemnie informowany o planowanej kontroli. W piśmie zawiadamiającym o kontroli znajdują się informacje o tym, co będzie potrzebne podczas wizyty kontrolerów, data planowanej kontroli, a także imiona, nazwiska i stanowiska służbowe osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego.
| Treść pisma | Wyjaśnienie |
| Podczas kontroli proszę o zapewnienie obecności osób odpowiedzialnych za realizowany projekt oraz pomieszczenia do pracy kontrolującym. | Chodzi o osobę lub osoby, które posiadają wiedzę o projekcie, etapach jego realizacji, postępie rzeczowym i finansowym. Podczas kontroli musi być również obecny kierownik kontrolowanej instytucji/firmy. Beneficjent powinien też zapewnić kontrolerom miejsce, w którym będą mogli w spokoju zapoznać się z dokumentami. |
| Proszę o przygotowanie do wglądu kontrolerów wszystkich dokumentów. | |
| 1. Ewidencję księgową dotyczącą realizacji projektu, w tym: a. oryginały dokumentów potwierdzających faktyczne dokonanie wydatków w ramach realizacji projektu, b. dowody na ujęcie tych wydatków w odrębnej ewidencji księgowej.
|
a. należy udostępnić kontrolerom oryginały faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych, które świadczą o tym, że w ramach projektu poniesiono określone wydatki (np. faktura za zakup urządzenia). Kopie tych dokumentów, w większości były już przedstawiane IZ RPOWP jako załączniki do wniosków o płatność. Zadaniem kontrolerów jest sprawdzenie, czy oryginały są zgodne z kopiami. b. należy przedstawić wyciągi z wyodrębnionego rachunku bankowego, które zostało utworzone na potrzeby realizacji projektu. Wyciągi powinny potwierdzać poniesienie wydatków, które znajdują się na fakturach i rachunkach. |
| 2. Dokumenty związane z realizacją projektu, w tym: a. dokumenty dotyczące udzielenia zamówień b. protokoły odbioru dostaw/wykonania prac/karty gwarancyjne, atesty, c. dokumenty związane z procesem budowlanym / jeżeli dotyczy/ d. ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, e. dowody na działania informacyjno-promocyjne, f. dokumenty potwierdzające osiągnięcie celów projektu (wskaźniki produktu i rezultatu), g. korespondencja związana z realizacją projektu, h. raporty zgłaszające stwierdzone nieprawidłowości w trakcie realizacji projektu (jeżeli dotyczy), i. prowadzone rejestry/zestawienia, |
a. w przypadku podmiotów, które nie są objęte obowiązkiem stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych (przedsiębiorcy) należy przedstawić zapytania ofertowe wysłane do co najmniej trzech potencjalnych dostawców produktów lub usług. |
| Przygotowując się do kontroli pamiętaj o: • przygotowaniu do wglądu wszystkich oryginalnych dokumentów związanych z projektem; • obecności osoby lub osób bezpośrednio zajmujących się projektem, posiadających o nim największą wiedzę (np. osoby odpowiedzialne za zarządzanie i rozliczanie projektu, księgowy); • zapewnieniu odpowiedniego miejsca kontrolerom. |
Przebieg kontroli
W terminie, który został określony w piśmie zawiadamiającym rozpoczyna się kontrola projektu. Zazwyczaj jest ona prowadzona w siedzibie beneficjenta i w miejscu realizacji projektu. Kontrolerzy sprawdzają, m.in. czy:
• projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego;
• poniesione wydatki są kwalifikowane, w jaki sposób zostały udokumentowane oraz czy w ramach projektu prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa;
• wydatki, poniesione w ramach projektu, zostały poprawnie zaksięgowane;
• wnioski o płatność są zgodne z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu;
• wnioski o płatność przekazywane przez beneficjenta są wiarygodne,
• projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym;
• beneficjent odpowiednio oznakował projekt.
Kontrolerzy wykonują dodatkowo zdjęcia zakupionych maszyn, urządzeń, sprzętu itp. Mogą też poprosić beneficjenta o skopiowanie analizowanych dokumentów. Weryfikacja pobranych dokumentów może trwać aż do dnia sporządzenia informacji pokontrolnej.
Po zakończeniu kontroli (w ciągu 21 dni kalendarzowych) sporządzana jest informacja pokontrolna, zawierająca opis faktycznego stanu realizacji projektu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości beneficjent dodatkowo otrzymuje zalecenia pokontrolne, czyli uwagi i zastrzeżenia, które powinien poprawić w wyznaczonym terminie. Zalecenia mogą dotyczyć różnych, mniej lub bardziej poważnych, kwestii. Jeśli np. w wyniku kontroli okazało się, że beneficjent, który ma obowiązek stosowania Prawa zamówień publicznych, niewłaściwie zorganizował przetarg lub okazało się, że część wydatków, które miały być dofinansowane jest niekwalifikowalna, nakładane są tzw. korekty finansowe. Korekty to po prostu „obcięcie" części dotacji. W skrajnych przypadkach kontrola może skutkować cofnięciem pełnej kwoty otrzymanego dofinansowania.
Informację pokontrolną otrzymuje kierownik kontrolowanej instytucji/firmy, który może zgłosić do niej zastrzeżenia. Jeśli zajdzie taka potrzeba, podejmowane są dodatkowe czynności kontrolne, które pomogą wyjaśnić ewentualne rozbieżności pomiędzy oceną kontrolera a zastrzeżeniami kierownika jednostki.
| Co sprawdzają kontrolerzy? Podczas kontroli sprawdzana jest zgodność zapisów wniosku o dofinansowanie i umowy z rzeczywistym stanem realizacji projektu. |
Co wolno kontrolerom?
Kontrolerzy przybywający na miejsce kontroli powinni posiadać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podpisane przez dyrektora lub zastępcę dyrektora Departamentu Zarządzania RPO lub Marszałka Województwa Podlaskiego.
| Kontrolerzy mogą: • swobodnie poruszać się po terenie kontrolowanej jednostki (z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie); • mieć wgląd do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej i związanych z zakresem kontroli; |
