Najczęściej zadawane pytania

Składanie ofert przez Wykonawców drogą mailową jest dopuszczalne. W takim przypadku należy zapewnić możliwość zidentyfikowania adresu/nadawcy oferty oraz osoby wystawiającej ofertę. Jeżeli oferta składana jest w formie skanu przesłanego pocztą elektroniczną, to istnieje możliwość opatrzenia jej podpisem i pieczątka osoby wystawiającej. Instytucja Zarządzająca nie wymaga podpisu elektronicznego.

Kodeks cywilny dopuszcza zawieranie umów w innych formach niż pisemna, jednakże Instytucja Zarządzająca dla celów dowodowych zaleca, szczególnie w przypadku zamówień o wartości powyżej 14.000,00 EUR netto, zawieranie umów z wykonawcami w formie pisemnej.

Intencją tego zapisu jest potwierdzenie przebiegu postępowania przez Beneficjenta lub osobę przez Niego upoważnioną. Jeżeli osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania ofertowego posiada upoważnienie do reprezentowania firmy w sprawach dotyczących dokonywania zakupów/zawierania umów, to może podpisać protokół/notatkę dokumentującą przebieg postępowania. Nawet jeśli dokument podpiszą osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie postępowania ofertowego, to powinien on być zatwierdzony przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną.

Zapisy zawarte w rozdziale III pkt 2 i 3 Wytycznych należy rozumieć analogicznie, jak w przypadku zasad ustalenia wartości zamówienia określonych w art. 32 - 35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
Do ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia może być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem.
Zamawiający przystępując do szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia tożsamego przedmiotowo, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień. Należy pamiętać, że w przypadku projektu, gdzie zakres rzeczowy był znany w momencie aplikowania, o takim ujawnieniu nie może być mowy.
Zamawiający nie może dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów Wytycznych odnoszących się do zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu. Oznacza to, iż zamawiający może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W konsekwencji przy udzieleniu każdej z części zamówienia zamawiający będzie zobowiązany do stosowania zasad Wytycznych właściwych dla łącznej wartości zamówienia.

Odp.: Interpretacja MRR zapisów w/w Wytycznych jednoznacznie mówi, że celem wskaźnika horyzontalnego dotyczącego miejsc pracy jest monitorowanie liczby etatów - stałych miejsc pracy utworzonych w związku z realizacją projektu, opartych na przepisach Kodeksu pracy. Wskaźnik ten nie dotyczy umów o dzieło oraz umów zlecenia, które podobnie jak kontrakty lekarskie mają charakter umów cywilnoprawnych opartych na przepisach Kodeksu Cywilnego. W przypadku kontraktów lekarskich lekarz i zakład opieki zdrowotnej są równorzędnymi stronami takiej umowy, dodatkowo należy pamiętać, że lekarz zatrudniony na podstawie kontraktu ma zarejestrowaną działalność gospodarczą.

W związku z powyższym, na podstawie w/w wytycznych, nie ma możliwości traktowania kontraktów lekarskich i miejsc pracy w sposób jednolity.

Odp. Zgodnie z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej projekt współfinansowany ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego musi być zlokalizowany na terenie województwa podlaskiego. W szczególnych przypadkach dotyczących projektów, w ramach których nabywane są środki trwałe lub/i wartości niematerialne i prawne, które ze względu na swoją specyfikę nie są instalowane na stałe (np. specjalistyczne maszyny budowlane, środki transportu, portal internetowy, system zarządzania jakością, etc.), a zatem nie jest możliwe określenie lokalizacji inwestycji, należy przyjąć, że decydująca jest siedziba Wnioskodawcy - wówczas musi się ona znajdować na terenie województwa podlaskiego. Należy pamiętać, iż wskazane dane siedziby Wnioskodawcy (lokalizacji projektu) muszą być zgodne z przedłożonym dokumentem rejestrowym.

Nie ma formalnych przeszkód rozpoczęcia realizacji inwestycji przed terminem określonym we wniosku o dofinansowanie, przy jednoczesnym spełnieniu warunków kwalifikowalności czasowej projektu tj. inwestycja może rozpocząć się po złożeniu wniosku aplikacyjnego. Odpowiednich zmian można dokonać przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Jednocześnie należy pamiętać, że termin rozpoczęcia rzeczowej realizacji projektu nie może zostać określony na termin późniejszy niż sześć miesięcy od przewidywanej daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Wskazując omawiany termin należy uwzględnić maksymalne okresy oceny wniosków aplikacyjnych przedstawione w Regulaminie Konkursu.

Jeśli w wersji papierowej wniosku o dofinansowanie pojawi się napis „wydruk próbny" oznacza to niepoprawnie wykonaną walidację danych. W takim przypadku wniosek jest odrzucany w trakcie ocenie formalnej bez możliwości poprawy. Generator Wniosków o Dofinansowanie dla RPOWP posiada szereg wbudowanych mechanizmów (w tym walidację) minimalizujących możliwość błędnego wypełnienia wniosku przez Wnioskodawcę/Beneficjenta. Szerzej na ten temat zob. Instrukcja użytkownika Generatora Wniosków o Dofinansowanie dla RPOWP (http://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/dokumenty/generator-wnioskow-aplikacyjnych.html). Należy pamiętać, iż odpowiedzialność za poprawne wypełnienie wniosku, za treść merytoryczną, zgodność ze stanem faktycznym ponosi podmiot wnioskujący o dofinansowanie tj. Wnioskodawca/Beneficjent. Zob. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego syng. II GSK 309/10 dostępny na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl/cbo/query .

W przypadku projektu dotyczącego zakupów inwestycyjnych z załącznika nr 9 Wyciąg z dokumentacji technicznej (projekt i opis techniczny) powinny wynikać ilość, rodzaj, typ, główne parametry oraz plan rozmieszczenia zakupywanego sprzętu. W zakresie dostaw w specyfikacji powinno być odniesienie do cen jednostkowych sprzętu. Dodatkowo należy pamiętać, że przedłożony kosztorys winien uwzględniać wszystkie wskazane elementy wydatków przedsięwzięcia.